BTS NDRC Lycée Emiland Gauthey - https://www.ndrc.fr/ - Avec/sans introduction - Avec/sans corps

Gérez votre base de données avec Microsoft Excel 2007

Gérez votre base de données avec Microsoft Excel 2007

 

Vous devez gérer un fichier de données pour votre projet commercial ? Pour cela, vous avez plusieurs possibilités :

 

-          utiliser le logiciel de gestion de base de données de votre entreprise ;

 

-          installer un logiciel de gestion de base de données (un SGBD) comme Microsoft Access ou un logiciel de GRC comme Quick business ou encore SugarCRM ;

 

-          utiliser simplement un tableur comme Microsoft Excel.

 

La solution la plus simple, lorsque vous ne pouvez pas utiliser le logiciel de gestion de base de données de l’entreprise est d’utiliser Microsoft Excel. En effet, ce logiciel possède de nombreuses fonctions vous permettant de saisir ou de modifier des données dans une liste, d’en extraire des informations selon une multitude de critères, d’obtenir des données chiffrées sur la totalité ou une partie de la base.

Etape 1 : saisir et contrôler les données

 

Dans Microsoft Excel, toute liste de données est automatiquement considérée comme une base de données à condition qu’elle respecte quelques règles simples (cf. point 2).

 

Il est cependant important de bien comprendre les limites d’une base de données gérée avec Microsoft Excel avant de se lancer. Si vous devez dépasser ces limites, il vous faudra peut-être envisager d’utiliser un autre logiciel.

 

1 – Repérez les limites d’une base de données créée avec Excel

 

> Nombre de fiches limité par la mémoire vive.

 

Théoriquement, il est possible de saisir des données dans toutes les lignes d’une feuille de calcul. Cependant, il serait déraisonnable de dépasser quelques dizaines de milliers de lignes. En effet, Excel travaille en mémoire vive, à la différence des vrais SGBD. Au plus petit plantage ou à la moindre coupure de courant, toutes vos modifications seraient perdues.

 

> Contrôle de saisie rudimentaire.

 

Excel vous permet de vérifier les données saisies par les utilisateurs. Mais ce contrôle reste assez sommaire. Un SGBD va beaucoup plus loin.

 

> Une seule table.

 

Excel n’est pas fait pour gérer les bases composées de plusieurs tables (par exemple Clients, Commandes, Produits...). En fait, vous pourriez y parvenir partiellement avec des procédures complexes mais votre base deviendrait trop lourde.

 

> Pas d’intégrité référentielle.

 

Un SGBD offre l’intégrité référentielle s’il interdit la suppression d’une fiche qui possède encore des liens avec des fiches présentes dans d’autres tables. Pour prendre un exemple : on ne peut pas supprimer un client s’il reste des commandes à son nom. La suppression d’une fiche, dans Excel, ne donne lieu à aucune vérification de cohérence.

 

2 - Vérifiez que votre liste est une base de données

 

Une base de données Excel doit respecter les conditions suivantes :

 

> Une ligne d’en-tête.

 

La première ligne de votre base doit contenir des en-têtes de colonne (noms des champs), tous différents. Il y a un champ par colonne et une colonne par champ (pour une liste de sociétés, les noms de champs peuvent être : société, adresse, code postal, ville, téléphone, e-mail). Colorez cette ligne d’en-tête pour la rendre plus visible.

 

> Un seul type de données par champ.

 

Un champ (une colonne) ne doit contenir que des données de même type : texte, numérique, monétaire, date...

 

> Une ligne par fiche et une fiche par ligne.

 

Une ligne de la base correspond à une fiche (ou « un enregistrement ») et contient toutes les informations retenues pour décrire un élément de votre base (pour la société « SA DUMAS»: le nom de la société, son adresse, son code postal, sa ville, son numéro de téléphone, son e-mail…).

> Pas de ligne ou de colonne vierge dans la base.

 

> Des données cohérentes.

 

Vous devez saisir toujours de la même façon les mêmes données. Par exemple, si vous saisissez Chalon s/s Saône dans certaines fiches et Chalon-sur-Saône sur d’autres fiches dans le même champ, même si pour vous il s’agit de la même ville, le logiciel considère ces données comme deux villes différentes.

 

3 - Adaptez l’affichage

 

> Figez les volets

 

Lorsqu’une base de données est volumineuse il est pratique de “ geler ” la première ligne à l’écran. De cette façon, les noms de champs resteront affichés quand la feuille défilera. Pour cela, placez le pointeur sur la première ligne sous la ligne d’en-tête, dans la colonne de gauche. Activez l’onglet Affichage. Cliquez sur le bouton Figer les volets, puis sur le menu de même nom. Profitez-en pour donner à chaque colonne la largeur juste nécessaire pour que toutes les données y soient visibles. Pour cela, placez le point d’insertion entre la lettre en tête de cette colonne et celle placée à droite. Quand le pointeur prend la forme d’une croix noire, faites un double clic. Refaites la même chose pour les autres colonnes de la base.

 

 

 

> Ajoutez et modifiez des fiches à l’aide d’un formulaire

 

Pour créer de nouvelles fiches ou modifier des fiches existantes, vous pouvez bien entendu les saisir comme vous le feriez avec n’importe quel tableau. Mais il est plus agréable de le faire dans un formulaire. Pour rendre accessible la commande Formulaire, cliquez sur la petite flèche placée à droite de la barre d’outils Accès rapide (en haut à gauche), et choisissez Autres commandes [Toutes les commandes]. Déroulez la liste jusqu’à l’élément Formulaire, cliquez sur Ajouter>> puis sur OK.

 

Placez le pointeur dans n’importe quelle cellule de la base et cliquez sur le bouton Formulaire que vous venez d’ajouter à la barre d’outils Accès rapide. Le formulaire s’affiche. Vous n’y voyez qu’une fiche à la fois, mais tous les champs sont visibles. Pour faire défiler la base, utilisez sa barre de défilement ou les boutons Précédente et Suivante. Vous pouvez changer des valeurs dans un champ quelconque. Pour valider cette modification, tapez Entrée ou utilisez l’un des boutons Précédente ou Suivante. Le formulaire peut également être utilisé pour rechercher des données.

 

 

 

NB : l’utilisation de cette fonctionnalité suppose que la base ne contienne pas plus de 32 champs.

 

> Créez des vues personnalisées

 

Si la base doit être consultée ou modifiée par plusieurs personnes, toutes ne s’intéressent pas nécessairement aux mêmes données.

 

Par exemple, les commerciaux s’intéressent en premier lieu aux sociétés qu’ils gèrent. Pour créer la vue de Marie, masquez les lignes qui ne la concernent pas (sélectionnez la colonne Gestionnaire et cliquez sur l’onglet Données puis Filtrer, si ce n’est pas déjà fait ; cliquez sur la flèche à droite du nom de champ Gestionnaire et sélectionnez uniquement Marie). Activez l’onglet Affichage, cliquez sur Affichages personnalisés puis sur Ajouter. Tapez Marie et cliquez sur OK.

 

 

 

Créez la vue d’Emilie et de Paul sur le même principe.

 

Désormais, pour activer une des vues, cliquez sur Affichages personnalisés et double-cliquez sur celle souhaitée. Vous pouvez bien sûr modifier la base quand une vue est activée.

 

> Faites ressortir les chiffres

 

Voici comment faire ressortir, dans la colonne CA cumulé, les sociétés avec lesquelles vous avez réalisé un chiffre d’affaires strictement supérieur à 0,00€.

 

Sélectionnez la colonne CA cumulé, activez l’onglet Accueil et cliquez sur Mise en forme conditionnelle, puis sur Barres de données, Autres règles et  Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent. Choisissez un Format et validez. Excel insère dans chaque cellule respectant la condition une barre colorée. Cette fonctionnalité offre de nombreuses possibilités pour mettre en valeur vos données en fonction de conditions précises.

 

4 - Ajoutez des formats aux données et des contrôles de saisie

 

Dans une base, les erreurs de saisie rendent impossibles ou incohérents les calculs, les sélections et les tris. Excel vous permet de formater et de contrôler les données saisies.

 

Le menu Format de cellule permet d’appliquer aux données le format souhaité.

 

On peut aller encore plus loin avec le menu Validation des données disponible sous l’onglet Données. Il est alors possible de contrôler la validité d’une date, la longueur du texte, les valeurs de saisie… Un message d’erreur personnalisé peut également être tapé.

 

Par exemple, vous souhaitez que l’utilisateur choisisse la civilité du décideur dans une liste.

 

Créez une nouvelle feuille dans votre classeur (nommez-là « listes » par exemple). Dans cette nouvelle feuille, saisissez dans une colonne les contenus autorisés à raison d’un par cellule, sans laisser de cellule vide.  Sélectionnez cette liste puis, dans la zone Nom, en haut à gauche, tapez LesCivilités et validez par OK (vous pouvez choisir un autre nom, mais évitez d’utiliser les noms des champs de votre base).

 

Créez autant de listes que nécessaire !

 

 

 

NB : si vous vous trompez ou souhaitez modifier le nom de la plage de cellule, allez dans Formules -> Gestionnaire de Noms.

 

Revenez dans la feuille sociétés, sélectionnez toute la colonne Civilité, ouvrez la fenêtre Validation des données. Dans le champ Autoriser, choisissez Liste. Cliquez dans le champ Source, appuyez sur la touche F3 et sélectionnez LesCivilités (ou le nom que vous avez donné à cette liste) dans la liste des champs. Validez deux fois par OK.

 

 

 

Désormais, quand vous cliquez dans une cellule du champ Civilité, une liste s’affiche à droite et vous pouvez y choisir un élément. 

 

NB : Pour supprimer la liste de l’en-tête de colonne, allez dans Données -> Validation des données et effacer la liste sur cette cellule.

 

Appliquez des listes à toutes les colonnes désirées (Type de société, Nom du gestionnaire, Etat d’activité).

 

Vous pouvez également faire en sorte qu’un message d’erreur soit affiché si la saisie n’est pas valide. 

 

5 - Triez le contenu de la base

 

Le tri est une fonction essentielle pour toute liste de données : il permet, entre autres, de repérer les doublons et de détecter les erreurs de saisie.

 

Pour effectuer un tri simple, par exemple par CA cumulés décroissants, sélectionnez une cellule quelconque de la colonne CA cumulé, activez le menu Données et Filtrer puis cliquez sur le bouton Z..A pour un tri descendant (alphabétique, numérique ou chronologique selon le type de données). Le bouton A..Z donnerait, lui, un tri ascendant.

 

 

 

Pour effectuer un tri plus complexe, vous pouvez ajouter plusieurs critères de tri. Ainsi, dans l’exemple précédent, si vous souhaitez que toutes les sociétés classées par CA cumulés décroissants soient également classées par ordre alphabétique du commercial Gestionnaire, cliquez sur Trier.  Le premier critère de tri (par CA cumulés descendants) est déjà en place. Cliquez sur Ajouter un niveau et modifiez les nouvelles listes jusqu’à obtenir Puis par Gestionnaire. Validez enfin par OK.

 

 

 

6 - Protégez les données

 

Il est possible d’écraser par mégarde des données importantes dans une colonne en tapant un autre contenu à la place. Pour éviter ce désagrément, vous pouvez protéger le contenu de la base. Pour cela, sélectionnez toutes les cellules dont vous voulez interdire la modification. Activez le menu Accueil, cliquez sur Format et choisissez Verrouiller la cellule.

 

 

 

Une fois que vous avez verrouillé tous les champs, cliquez de nouveau sur le bouton Format et choisissez Protéger la feuille. Cochez les actions que vous autorisez sur la feuille verrouillée (vous pouvez, par exemple, interdire l’insertion de lignes ou de colonnes). Eventuellement, tapez un mot de passe puis validez par OK. Le cas échéant, confirmez votre mot de passe. Désormais, toute tentative d’écriture dans une cellule protégée se soldera par un message d’erreur.

 

 

 

Etape 2 : rechercher des informations

 

Procédez à une extraction des données en fonction de critères combinables à volonté.

 

1 - Exploitez la fonction Rechercher/Remplacer

 

C’est le B.A.BA de la recherche. Vous recherchez, par exemple, les sociétés que vous avez connues suite à une prospection. Sélectionnez la colonne Source. Activez le menu Accueil et cliquez sur Rechercher et sélectionner, puis sur Rechercher. Tapez prospection et cliquez sur Suivant. La première source contenant ce terme est sélectionnée. Pour balayer tous les autres, cliquez sur Suivant. La recherche ne tient pas compte des majuscules : si vous cherchez Prospection, vous trouverez aussi PROSPECTION. En revanche, les lettres accentuées sont prises en compte.

 

 

 

2 - Utilisez le formulaire

 

Le formulaire que vous avez activé puis utilisé à l’étape précédente ne sert pas qu’à ajouter ou modifier des fiches : il permet aussi d’en trouver.

 

Prenons l’exemple suivant : vous cherchez les clients « inactifs » afin de les relancer. Cliquez sur le bouton Formulaire dans la barre d’outils Accès rapide. Quand le formulaire est affiché, cliquez sur Critères. Dans le champ Etat d’activité, tapez Inactif et, dans le champ Type de société, tapez Client. Appuyez sur Entrée. Excel affiche (si elle existe) la première fiche qui répond à vos critères. Pour “ balayer ” les réponses, utilisez les boutons Précédente et Suivante.

 

3 - Utilisez les filtres simples

 

Les requêtes faites avec un formulaire sont assez rudimentaires. Pour réaliser des recherches plus précises, vous devez utiliser les filtres automatiques. Activez le menu Données et cliquez sur le bouton Filtrer.

 

Pour reprendre l’exemple traité au paragraphe précédent (clients qui sont inactifs), cliquez sur le triangle placé dans le champ Etat d’activité et choisissez Filtres textuels, Commence par. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez Inactif à droite de “ commence par… ” et validez.

 

Vous constatez que le petit triangle dans le bouton Etat d’activité a changé : il représente maintenant un petit filtre. Cela vous permet de savoir que les données de cette colonne sont filtrées. En d’autres termes : que la base n’est plus affichée en totalité. Pour la même raison, les numéros de lignes, à gauche de l’écran, sont bleutés.

 

Procédez de même pour ne retenir que les sociétés dont le champ Type de société contient la valeur Client. Chaque fois que vous posez un filtre sur un champ, ce filtre s’ajoute à ceux déjà en place. Ces filtres jouent donc un rôle cumulatif, ce qui vous permet d’affiner petit à petit votre recherche en ajoutant des critères afin de diminuer progressivement le nombre de réponses.

 

 

 

Vous pouvez également combiner des critères dans vos recherches. Vous souhaitez par exemple extraire de votre base de données la liste des clients de Bergerac et de Bordeaux (quelque soit leur état d’activité). Cliquez sur le triangle placé dans le champ Ville et choisissez Filtres textuels et choisissez est égal à. Saisissez Bergerac et dans le second champ de saisie des critères, ajouter Bordeaux. Choisissez l’opérateur OU si vous voulez obtenir les clients de Bordeaux « et » de Bergerac. Si vous choisissez l’opérateur ET, Excel recherchera les clients localisés « à la fois » à Bergerac et à Bordeaux.

 

Dans les champs de critères, comme dans les formulaires, les majuscules sont ignorées, mais pas les caractères accentués.

 

 

 

4 - Recherchez les doublons

 

Pour rechercher les fiches saisies en double (voire en triple !), sélectionnez n’importe quelle cellule de votre base, activez le menu Données et cliquez sur Supprimer les doublons. Sélectionnez ensuite les champs sur lesquels porte votre recherche. Attention : si vous les cochez tous, Excel ne signalera, comme doublons, que les fiches strictement identiques, à la virgule près. Mieux vaut ne cocher que les champs significatifs (par exemple Raison sociale, Téléphone…). Enfin, cliquez sur OK. Les fiches en double sont automatiquement effacées.

 

 

 

5 - Utilisez des champs de critères dans les filtres avancés

 

Pour des besoins de recherche plus pointus, il est préférable d’employer des champs de critères.

 

Vous souhaitez par exemple extraire de votre base de données les clients ou prospect en fonction de l’usage qui est fait du produit que vous vendez (des logiciels de GRC) : « bureau », « portable », « web », « palm », « intranet », « client/serveur »…

 

Vous souhaitez notamment promouvoir vos produits « nomades » utilisables sur un équipement informatique « portable » à l’extérieur  de l’entreprise. Les termes à rechercher dans la colonne Usage sont : nomade, portable, palm.

 

Ouvrez la feuille ou vous avez ajouté vos listes (ou une nouvelle feuille). Dans un emplacement vierge, saisissez Usage (ce doit être le nom exact du champ sur lequel porte votre recherche). En-dessous, tapez successivement *nomade*, *portable* et *palm* dans trois cellules (chaque nom est encadré par des étoiles). Donnez à ces quatre cellules le nom MesCritères (sans espace). Revenez à la feuille sociétés, sélectionnez une cellule quelconque du champ Usage et cliquez sur le bouton Avancé (à droite du bouton Trier). Ne modifiez pas le contenu du champ Plages, cliquez dans le champ Zone de critères et appuyez sur la touche F3. Dans la liste des noms de champs, cliquez sur MesCritères puis deux fois sur OK.

 

La zone de critère fonctionne de la façon suivante : tous les éléments placés dans une colonne sont reliés par un OU. Excel recherche donc les sociétés intéressées par un usage « nomade » OU « palm » OU « portable ». Quant aux étoiles, elles représentent, dans les critères de recherche, un nombre quelconque de caractères. Ainsi, *nomade* signifie : un nombre quelconque de lettres, puis nomade, puis un nombre quelconque de lettres. Logique : le mot nomade peut être n’importe où dans la liste des usages. Si vous inscrivez nomade au lieu de *nomade*, Excel ne cherchera que les fiches dont le champ Usage contient uniquement le mot nomade… et n’en trouvera aucun !

 

 

 

Compliquons un peu les choses. Vous souhaitez proposer vos produits uniquement aux entreprises équipées de matériel Apple (Mac, MacBook…).

 

Il faut donc ajouter un second critère. Revenez sur votre champ de critères et complétez-le comme sur l’illustration ci-dessous. Donnez à ce champ de 2 colonnes x 4 lignes le nom MesCritèresMac. Revenez sur la feuille sociétés et refaites les manipulations vues ci-dessus en choisissant, cette fois, le critère MesCritèresMac.

 

Bien sûr, vous devriez trouver moins de sociétés. L’explication est simple : tous les éléments d’une même ligne, dans une zone de critères, sont reliés par un ET. Excel cherche donc les sociétés qui répondent au critère suivant (Usage contient nomade ET Type matériel contient mac) OU (Usage contient portable ET Type matériel contient mac)…

 

 

 

6 – Récupérer les résultats de vos requêtes

 

Dans tous les exemples que vous avez traités jusque-là, vous n’obteniez qu’un affichage partiel de la base. Si vous voulez récupérer ces résultats, par exemple pour les copier dans un autre classeur, vous devez procéder autrement. Définissez votre champ de critères. Dans la fenêtre de définition des critères, cochez l’option Copier vers un autre emplacement. Dans le champ Copier dans, saisissez l’adresse de destination (plus précisément, l’adresse de la cellule placée en haut à gauche du champ où copier les résultats), puis cliquez sur OK. Notez que le champ de résultats ainsi obtenu est indépendant de la base initiale. Si celle-ci est modifiée, le champ de résultats ne sera pas mis à jour.

 

Etape 3 : faire des calculs sur la base

 

Il est possible de réaliser tout type de calcul sur une base de données...

 

1 - Utilisez les fonctions de totalisation

 

Le calcul le plus simple que l’on puisse faire avec une collection de données est une totalisation par critères.

 

Vous souhaitez, par exemple, déterminer la valeur du portefeuille géré par chaque commercial (donc le cumul de tous les contenus de la colonne CA cumulé).

 

Pour cela, vous devez d’abord trier votre base sur ce critère. Sélectionnez une cellule de la colonne CA cumulé, activez le menu Données et cliquez sur A..Z. Cliquez sur le bouton Sous-Total.

 

 

 

Dans fenêtre qui s’affiche, déroulez la liste A chaque changement de… et choisissez Gestionnaire. Dans la zone Ajouter un sous-total à, cochez la case CA cumulé et décochez toutes les autres cases. Validez par OK. Observez la gauche de votre écran : vous pouvez y voir deux traits verticaux et, au-dessus, trois petits boutons 1, 2 et 3. Cela signifie qu’Excel a activé le mode Plan. Cliquez sur le bouton 2 : le tableur dissimule toutes les fiches pour n’en afficher que les totaux, le résultat que vous cherchiez. Cliquez maintenant sur 1 : seul le total général est affiché. Enfin, si vous cliquez sur 3, toutes les fiches sont visibles : c’est l’affichage normal de votre base.

 

 

 

Pour réaliser d’autres calculs, cliquez dans la base puis sur le bouton sous-total et supprimez-tout. Reprenez la démarche depuis le début (triez une colonne…).

 

Si vous souhaitez obtenir le nombre de société classées par type, la démarche que vous adopterez devra vous permettre d’afficher le tableau ci-dessous :

 

 

 

2 - Ajoutez un critère arbitraire

 

Parfois, il est nécessaire d’effectuer des totalisations sur un critère qui ne peut pas être déduit directement. Par exemple, vous voulez compter le nombre de sociétés par tranches de chiffre d’affaires. Impossible d’utiliser la fonction Sous-total sur le champ CA cumulé car, ce dernier, présente une valeur différente pour presque toutes les sociétés. Vous obtiendriez donc un total trop morcelé et inexploitable. Créez un champ calculé (colonne U), que vous appellerez Catégorie client et dans lequel vous ferez figurer les valeurs suivantes : « Gros client » si Ca cumulé est supérieur ou égal à 27 000 €, « Moyen client » pour un Ca cumulé supérieur ou égal à 10 000 € et inférieur strictement à 27 000 € ; « Petit client » pour un Ca cumulé inférieur à 10 000 €, une valeur vide ("") si le type de société n’est pas un client. Ces seuils sont arbitraires, vous pouvez les modifier à loisir. Pour obtenir ce code directement en fonction du Ca cumulé, placez la formule en U2:

 

=SI(N2="Client";SI(S2>=27000;"Gros client";SI(S2>=10000;"Moyen client";"Petit client" ));"")

 

Recopiez-la sur toute la colonne, puis utilisez la fonction Sous-Total sur le champ Catégorie client.  Vous devriez obtenir le tableau suivant :

 

 

 

3 - Faites des statistiques sur votre base

 

Si vous voulez effectuer des calculs sur une partie de votre liste, vous devez utiliser les fonctions statistiques de base de données. Ces fonctions, dont le nom commence par NB (NBSOMME, NBMOYENNE…) diffèrent de leurs homologues classiques (SOMME, MOYENNE…) par un point capital : elles ne s’appliquent qu’aux cellules filtrées via une zone de critères.

 

En voici un exemple : vous voulez connaître le Ca cumulé moyen par catégorie de client de votre base. Commencez par donner un nom à toute votre base. Ce n’est pas indispensable, mais cela rend les formules plus faciles à lire. Dans la feuille principale (sociétés), cliquez dans une cellule quelconque de la base, tapez Ctrl + * (Ctrl étoile) pour la sélectionner entièrement et donnez-lui le nom MesSociétés. Puis insérez une feuille supplémentaire dans votre classeur (ou utilisez celle que vous avez ajoutée pour y saisir les listes de saisie). Tapez Catégorie dans une cellule et Gros client juste en dessous. Donnez à ces deux cellules le nom CaCumuléMoyenParCategorie (sans espaces). Enfin, dans la cellule destinée à recevoir le résultat, il faudra saisir la formule =BDMOYENNE(MesSociétés;"Ca cumulé";CaCumuléMoyenParCatégorie). Le premier argument (MesSociétés) est l’étendue du champ sur lequel porte le calcul. Le second ("Ca cumulé", n’oubliez pas les guillemets), est le champ à calculer. Enfin, le dernier argument (CaCumuléMoyenParCatégorie) désigne la zone de critères.

 

 

 

Maintenant, pour connaître la moyenne des CA cumulé par Moyen client, tapez Moyen client à la place de Gros client : le résultat est immédiatement mis à jour. Vous pouvez également utiliser une liste des catégories de client (cf. Liste cat si dessus).

 

En utilisant des zones de critères complexes, comme celles que nous avons vues plus haut, vous pouvez effectuer n’importe quel calcul. Excel vous propose de nombreuses autres fonctions de ce type, par exemple BDMAX (maximum), BDMIN (minimum), BDNB (nombre de fiches), BDECARTYPEP (écart type, pour des calculs statistiques).

 

 

 

4 - Créez un tableau croisé dynamique

 

Pour créer un tel tableau, sélectionnez la feuille contenant votre base, activez le menu Insertion et cliquez sur Tableau croisé dynamique. Ne modifiez pas les champs de la boîte de dialogue et cliquez sur OK. Vous obtenez le formulaire vierge de création d’un TCD. La zone supérieure contient tous les noms de champ de votre base. Nous allons dresser un état de la répartition du CA cumulé entre les trois commerciaux par catégorie de client. Faites glisser le bouton Gestionnaire vers la zone Étiquettes de lignes, le bouton Catégorie client vers la zone Etiquettes de colonnes.

 

Enfin, faites glisser le champ Ca cumulé vers la zone Valeurs. Votre TCD affiche maintenant un total du champ Ca cumulé (donc pour chaque catégorie de client et chaque commercial).

 

 

 

Pour ajouter un graphique, cliquez n’importe où dans le tableau croisé dynamique, ensuite cliquez sur l’onglet Option puis choisissez Graphique croisé dynamique. Choisissez la présentation souhaitée. N’oubliez pas d’insérer des titres dans votre graphique.

 

 

 

Pour allez plus loin, réalisez le tableau croisé dynamique permettant d’obtenir l’évolution des ventes par commercial de 2004 à 2009. Réalisez le graphique correspondant.

 

NB : il vous faudra ajouter une colonne Année acquisition  dans laquelle on trouvera les années d’acquisition des clients obtenues à partir de la formule suivante :
=SI(O2<>"00/00/00";O2;"").

A+ A-